SOLVARES GROUP GMBH

CODE OF CONDUCT


Was ist der Code of Conduct und für wen gilt er?
Der Code of Conduct ist ein schriftlich verfasster Verhaltenskodex zur Regelung der Zusammenarbeit aller Beschäftigten und Leitungsorgane der Solvares Group GmbH sowie Tochtergesellschaften, an denen sie mehr als 50 % der Anteile mittelbar oder unmittelbar hält (im Folgenden Solvares Group) sowie zur Regelung der Interaktion der Beschäftigten der Gruppe mit Externen, wie z.B. Kunden, Geschäftspartnern, Lieferanten, sonstigen Dienstleistern, Behörden, Gemeinden, Nachbarn und der Umwelt im weitesten Sinne. Der Code of Conduct der Solvares Group kann durch weitere Regelungen einzelner Gesellschaften oder Bereiche ergänzt werden, solange diese Konkretisierungen den in diesem Code of Conduct niedergelegten Prinzipien entsprechen. Bei Abweichungen hat der Code of Conduct der Solvares Group Vorrang.

Der Code of Conduct spiegelt unsere Werte und Prinzipien wider und gibt damit allen Beschäftigten und Leitungsorganen Orientierung für ihr Handeln und ihre Entscheidungen.

Allgemeine Grundsätze
In allen Bereichen unternehmerischer Tätigkeit unterliegt die Solvares Group Gesetzen, Verordnungen, behördlichen Vorgaben und vergleichbaren Vorschriften, die ebenso wie alle Richtlinien und Anweisungen einzuhalten sind. Jeder Beschäftigte der Solvares Group ist verpflichtet, die Unternehmensinteressen und -werte bei der Erfüllung der ihr/ihm obliegenden Aufgaben zu wahren. Leitungsorgane und Führungskräfte sind verpflichtet, sich und ihre Beschäftigten über die für das persönliche Verhalten relevanten gesetzlichen Bestimmungen kontinuierlich zu informieren und die Einhaltung zu überwachen.

EINZELTHEMEN

1. Führung, soziales Miteinander und Gesundheitsschutz

1.1 Führung
Wir verstehen die Leitungsorgane, Führungskräfte und Beschäftigten der Solvares Group als eine Gruppe in der Welt. Das bedeutet, dass unser Handeln immer in Wechselwirkung zu anderen Beteiligten in den Systemen besteht, in denen wir uns bewegen. Der direkte und indirekte Einfluss unseres Handelns auf Interessensgruppen sollte immer reflektiert werden.

Wir wissen, dass sich die Welt um uns sehr schnell verändert. Mittel- und langfristige Vorhersagen über gesellschaftliche und wirtschaftliche Entwicklungen können nur sehr vage getroffen werden. Führung bedeutet daher für uns, dass die Leitungsorgane und die Führungskräfte der Solvares Group allen Beschäftigten bestmögliche Sicherheit in ihrem aktuellen Kontext geben möchten. Das passiert vor allem durch Offenheit und Transparenz sowie der Bereitstellung von notwendigen Informationen.

Es besteht jederzeit die Möglichkeit, bei Unklarheiten Führungskräfte um notwendige Erläuterungen zum besseren Verständnis zu bitten.

1.2 Soziales Miteinander
Die Solvares Group agiert kunden- und gewinnorientiert bei gleichzeitiger Aufmerksamkeit auf das Wohl der Beschäftigten und aller anderen mit der Solvares Group verbundenen Personen. Alle sind angehalten, zu jeder Zeit die bestmögliche Lösung für alle sachlichen und persönlichen Aufgaben zu finden. Die Mitwirkung am Lösungsprozess durch alle Beschäf­tigten der Solvares Group wird ausdrücklich gewünscht. Hierfür bauen wir auf Eigenschaften wie Eigenverantwortung, Fachwissen, Kommunikationsfähigkeiten, soziale Kompetenz, sowie Entscheidungsstärke bei jedem Beteiligten und wollen diese fordern und fördern.

Wir erwarten von allen konstruktives Konfliktverhalten, um gemeinsam zu einem optimalen Ergebnis für alle Konfliktparteien zu kommen. Die Kommunikation soll wertschätzend sein, an der Sache orientiert, aber den Menschen im Blick habend. Diskriminierung, Ausgrenzung und Bevorzugung wird in jeder Hinsicht, sei es aufgrund von Geschlecht, Alter, Religion, Ethnie, Behinderung, Nationalität, Mitgliedschaft in Arbeitnehmerorganisationen, sexueller Neigung, geschlechtlicher Orientierung- oder Ausdrucksweise, familiärer Situation oder anderer Situationen, die eine Diskriminierung zur Folge haben könnte, abgelehnt.

1.3 Arbeits- und Gesundheitsschutz
Die Sicherheit und Gesundheit der Beschäftigten sind ein hohes Unternehmensziel. Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz sind integraler Bestandteil aller Betriebsabläufe und werden von Anfang an in die Überlegungen mit einbezogen. Alle Leitungsorgane, Führungskräfte und Beschäftigten fördern die Sicherheit und den Gesundheitsschutz in ihrem Arbeitsumfeld und halten sich an die gegebenen Vorschriften.

2. Geschäftsbeziehungen

2.1. Umgang mit Geschenken, Bewirtungen und Einladungen
Wir nehmen im Zusammenhang mit unserer Position weder Geldgeschenke noch Einladungen noch andere finanzielle Zuwendungen über einem Wert von EUR 35,00 für uns selbst oder Dritte an oder verlangen solche. Auch wir bieten Dritten Geldgeschenke oder Einladungen oberhalb dieses Wertes nicht an oder gewähren diese. Jegliche Zuwendungen, die diesen Betrag überschreiten, sind von der jeweiligen Führungskraft explizit zu genehmigen.

2.2. Bestechung und Korruption
Wir führen Geschäfte auf faire und legale Art und Weise. Die Solvares Group lehnt jede Form der aktiven und passiven Korruption ab. Neben dem korrekten Umgang mit Geschenken (s.Punkt 2.1.), leisten wir keine finanziellen Zuwendungen, insbesondere Spenden und Sponsoring-Maßnahmen an politische Parteien, parteinahe und parteiähnliche Orga­ni­sationen oder andere einzelne Mandatsträger oder Kandidaten für öffentliche Ämter.

2.3. Geldwäsche
Die Solvares Group kommt ihren gesetzlichen Verpflichtungen zur Geldwäscheprävention nach und beteiligt sich nicht an Geldwäscheaktivitäten. Jeder Beschäftigte ist aufgefordert, ungewöhnliche finanzielle Transaktionen, die einen Geldwäscheverdacht begründen können, im Zweifel melden sowie prüfen zu lassen.

3. Umgang mit Daten und Geschäftsgeheimnissen

3.1 Datenschutz und Informationssicherheit
Der Datenschutz und die Vertraulichkeit der uns anvertrauten Informationen haben für uns einen hohen Stellenwert. Wir werden die Daten nach den Vorgaben der jeweils anwendbaren Datenschutzgesetze verarbeiten und verpflichten uns zu entsprechenden Maßnahmen zum Schutz der Daten und der Informa­tions­sicher­heit.

3.2 Geschäftsgeheimnisse
Sämtliche Geschäftsgeheimnisse sowie Insiderinformationen werden vertraulich behandelt. Alle weiteren Regelungen hierzu, die in unterzeichneten Vereinbarungen und arbeits­vertraglichen Dokumenten getroffen wurden, sind einzuhalten. Die Informationsweitergabe an Personen der Presse ist ausschließlich denjenigen Beteiligten der Solvares Group gestattet, die von der Geschäftsführung hierfür autorisiert werden.

4. Umwelt und Gesellschaft

4.1 Verantwortung gegenüber der Natur und Ressourcen
Als Gruppe, die sich als Teil eines gesellschaftlichen und ökologischen Systems sieht, fühlen wir uns verpflichtet, hinsichtlich unseres Handelns die Auswirkungen auf die direkte und indirekte Umwelt zu reflektieren und im Sinne des Ökosystems bestmöglich zu verbessern. Unser Anspruch ist, alle relevanten Gesetze, Regularien und Standards zu erfüllen und darüber hinaus einen verantwortungsvollen und nachhaltigen Umgang mit den natürlichen Ressourcen zu gewährleisten, Verschmutzungen der Umwelt zu vermeiden, Abfälle auf ein Minimum zu reduzieren und eine möglichst hohe Recyclingquote anzustreben. Durch regelmäßige Updates unserer Produkte gewährleisten wir eine lange Nutzungsdauer. Sobald die Aufrechterhaltung von Altprodukten unverhältnismäßig wird, werden diese abgelöst.

4.2 Wahrnehmung in der Gesellschaft
Wir respektieren das Recht auf freie Meinungsäußerung, sowie den Schutz von Persönlichkeitsrechten und Privatsphäre. Allen Beschäftigten der Solvares Group sollte bewusst sein, dass sie auch im privaten Bereich als ein Teil und Repräsentant der Solvares Group wahrgenommen werden können und sind daher aufgefordert, durch ihr Verhalten und Auftreten in der Öffentlichkeit, vor allem gegenüber Medien, das Ansehen und die Reputation des Unternehmens zu wahren - wir handeln integer.

Bei persönlichen Meinungsäußerungen achten wir darauf, diese nicht in Zusammenhang mit unserer Funktion bzw. Tätigkeit in der Gruppe zu bringen.

Interessenkonflikte gilt es anzuzeigen und in Zusammenarbeit mit der jeweiligen Führungskraft zu beheben.

5. Umgang mit unserem Unternehmenseigentum

Wir gehen verantwortlich mit den Vermögenswerten der Solvares Group um. Wir schützen sie vor Verlust, Diebstahl oder Missbrauch. Wir nutzen Sachgüter möglichst lange, wirtschaftlich sinnvolle Reparaturen sind Neuanschaffungen vorzuziehen.

Das geistige Eigentum unseres Unternehmens stellt einen Wettbewerbsvorteil für uns und somit ein schützenswertes Gut dar, das wir gegen jeden unerlaubten Zugriff durch Dritte verteidigen. Wir verwenden materielles und immaterielles Eigentum ausschließlich für die Zwecke der Solvares Group.

Wir alle tragen gemeinsam die Verantwortung dafür, dass Art und Umfang von Geschäftsreisen immer in einem angemessenen Verhältnis zum jeweiligen Reisezweck stehen und unter Berücksichtigung von Zeit-, Umwelt- und Kostenaspekten wirtschaftlich geplant und durchgeführt werden.

Fragen und Hinweise zum Code of Conduct; Hinweisgebersystem

Wir leben den Code of Conduct!

Mit dem Code of Conduct schaffen wir einen Rahmen für regelkonformes Verhalten in der Solvares Group. Dafür ist es wichtig, dass alle Beschäftigten der Solvares Group die Inhalte verstehen und nachvollziehen können.

Bei Fragen und Anregungen, Unklarheiten und Aufdecken von Widersprüchen hinsichtlich des Code of Conducts wendet Euch gerne an Eure Führungskraft, die Rechtsabteilung oder die HR-Abteilung der Solvares Group.

Informationen zu unserem Hinweisgebersystem

Wir möchten über rechtswidriges Verhalten in der Solvares Group informiert werden, um mögliche Verstöße aufklären und abstellen zu können. Daher ermutigen wir jede Person – egal ob Beschäftigte, zukünftige oder ehemalige Beschäftigte, Kunden, Lieferanten oder Dritte – uns Hinweise auf Rechtsverstöße mitzuteilen. Allen Hinweisgebern sichern wir eine vertrauliche Bearbeitung zu. Erste Anlaufstelle sollte die jeweilige Führungskraft sein.

Wir haben jedoch Verständnis dafür, dass dies nicht in allen Fällen opportun erscheint. Daher kann auch unser externes Hinweisgebersystem genutzt werden. Es ist auf folgendem Weg erreichbar:
Das Hinweisgebersystem wird von der intersoft consulting services AG betrieben. Dort eingehende Meldungen werden, soweit hinreichende Anhaltspunkte für einen Verstoß vorliegen, unter Wahrung der Vertraulichkeit und nach entsprechender Aufarbeitung an die/den General Counsel der SOLVARES Group GmbH und stellvertretend an die/den Head of HR der Solvares Group GmbH übergeben, die/der die Meldung intern jeweils mit den jeweiligen zuständigen Personen der Solvares Group weiter aufarbeitet und entsprechende Folgemaßnahmen festlegt.

Über das Portal können auch ohne Nennung eines Namens anonym Hinweise abgegeben werden.

Wir bitten um Verständnis, dass das Hinweisgebersystem nur zur Meldung von Verstößen gegen Gesetze, Richtlinien oder gegen unseren Code of Conduct genutzt werden soll. Allgemeine Beschwerden sowie Produkt- und Gewährleistungsanfragen werden nicht bearbeitet.
Stand 01/2024

Code of Conduct
der Solvares Group GmbH

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