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WAS IST CLOUDBASIERTE SOFTWARE UND WAS BRINGT IHNEN SOFTWARE-AS-A-SERVICE (SAAS)?

Cloudbasierte Software und Software-as-a-Service (SaaS): Definition sowie Vorteile und Nachteile des modernen Nutzungsmodells von Software

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7 Min. Lesezeit
15. November 2022 · Christoph Bertram

Cloudbasierte Software und Software-as-a-Service (SaaS) werden mehr und mehr zum Standardmodell der Softwarenutzung, auch in Logistik, Außendienst & Service. Lesen Sie hier, wie das Modell funktioniert und was genau es heißt, wenn Unternehmen Software über die Cloud nutzen statt On-Premise.

Wann haben Sie das letzte Mal ein Softwareprogramm auf einem physischen Datenträger gekauft, vielleicht sogar in einem lokalen Geschäft? Klassische Datenträger haben, seitdem überall genug Bandbreite zur Verfügung steht, ausgedient. Das Gleiche zeichnet sich für den Softwareeinsatz in Unternehmen ab: Der Verkauf und Betrieb von Software verlagert sich zunehmend ins Internet und damit in die sogenannte Cloud. Das führt dazu, dass das Prinzip der Software-as-a-Service immer beliebter wird und den „klassischen“ Softwarekauf in Zukunft sogar ganz ersetzen könnte.

CLOUDBASIERTE SOFTWARE: WAS SIND CLOUD TOOLS?

Als cloudbasierte Software oder Cloud Tools bezeichnet man Software und Dienste, die über das Internet bereitgestellt und genutzt werden. Cloudbasierte Software sind also Programme, die nicht erst auf dem eigenen Endgerät installiert werden müssen. Sie werden stattdessen auf den Servern des Anbieters gehostet und die Nutzer:innen greifen über das Internet auf sie zu, um mit ihnen zu arbeiten. Das heißt, Cloud-Software lässt sich grundsätzlich über jedes Endgerät, das Internetzugang hat, verwenden.

SO FUNKTIONIERT DAS KONZEPT SOFTWARE-AS-A-SERVICE (SAAS)

Software-as-a-Service (SaaS) stellt einen Teilbereich des Cloud-Computings dar. Das Modell zielt darauf ab, dass die Nutzer:innen keine Softwarelizenzen und physischen Kopien der Programme mehr erwerben. Sie zahlen ausschließlich dafür, das jeweilige Tool und dessen Funktionen über die Cloud nutzen zu können.

Die Hersteller bieten Software-as-a-Service meist in Form verschiedener Abonnement-Modelle an. Der User kauft die Software nicht mehr (dauerhaft), sondern nutzt sie lediglich (zeitlich begrenzt). Die Software und ihre Nutzung werden eben „als Service“ bereitgestellt, nicht mehr als Produkt. Das Prinzip ist vergleichbar mit dem Unterschied zwischen Car-Sharing und Autokauf.

Vorteil für die Anwender:innen: Bei SaaS sind wesentlich weniger eigene IT-Infrastrukturen bzw. -Ressourcen nötig. Sie brauchen nur ein passendes Endgerät und einen aktuellen Webbrowser sowie Internetzugriff, keine aufwendige Installation und kein Hosting der Software auf den eigenen Servern mehr. Richtig eingesetzt lassen sich so mit Software-as-a-Service Kosten sparen und die Arbeit läuft trotzdem effizient.

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WAS IST DAS GEGENTEIL VON SAAS?

Das Gegenteil von Software-as-a-Service und cloudbasierten Diensten sind sogenannte On-Premise-Lösungen: Hierbei erwerben die Nutzer:innen eine Lizenz für das entsprechende Programm und installieren es bei sich vor Ort. Das heißt, sie kaufen oder mieten es und müssen es anschließend auf Ihren Endgeräten bzw. im eigenen Rechenzentrum einrichten. Daher bedeutet On-Premise (kurz: On-Prem) so viel wie „vor Ort“, „lokal“ oder „in den eigenen Räumlichkeiten“.

Das gilt auch für Updates und Aktualisierungen: Die Anwender:innen müssen diese selbst vornehmen. Da es sich bei jeder Software-Installation um eine autonome Version handelt, müssen die einzelnen Nutzer:innen und Rechner häufig manuell über das unternehmenseigene Netzwerk verknüpft werden. Lange Zeit war das On-Premise-Modell der Standard für den Einsatz von Software, doch seit etwa 2010 wird die lokale Nutzung zunehmend durch die Nutzung über die Cloud und das Modell Software-as-a-Service (Saas) abgelöst.

DER SIEGESZUG VON CLOUD-SOFTWARE

Heutzutage ist cloudbasierte Software weit verbreitet: Laut dem Cloud-Monitor 2022, einer Studie des Bitkom im Auftrag von KPMG, nutzen bereits 84 Prozent der Unternehmen in Deutschland Cloud-Lösungen – im Vergleich zu nur 37 Prozent im Jahr 2012. Auch immer mehr Lösungen für Logistik, Vertrieb, Instandhaltung und Field Service laufen über die Cloud und werden nicht mehr beim bzw. vom Anwender-Unternehmen installiert.

Der Trend zur Cloud, der vor allem im Bereich von HR-Software, CRM-Systemen und Office- und Kommunikations-Anwendungen begann, setzt sich in anderen Bereichen fort. Die Coronapandemie hat ihn noch einmal verstärkt, da die Cloud wie gemacht ist für dezentrales Arbeiten jenseits des Firmenbüros. Gerade für Logistik- und Außendienstprozesse sind cloudbasierte Tools prädestiniert, können die Mitarbeiter:innen doch von überall her über den Webbrowser auf die Software zugreifen.

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DIE CLOUD IST DAS NEUE ZENTRUM EINES UNTERNEHMENS

Im Alltag ist den Wenigsten bewusst, wie viele ihrer täglichen Arbeitsprozesse mittlerweile über die Cloud laufen. Das fängt schon bei der internen Kommunikation an: Wer den entsprechenden Kollegen oder die Kollegin nicht gerade persönlich vor sich hat, greift oft zu einem Messenger oder einem auf die interne Kommunikation und Zusammenarbeit ausgelegten Tool. Egal, ob Sie dabei Microsoft Teams, Skype, Slack oder Zoho Cliq nutzen – sie alle senden Ihre Nachrichten über das Internet und speichern die Daten in der Cloud.

In der Kommunikation und Organisation kann cloudbasierte Software einen ihrer größten Vorteile ausspielen: Sie ist gleichzeitig für alle Nutzer:innen verfügbar und synchronisiert alle Daten in Echtzeit – genau das, was Sie in dieser Hinsicht brauchen. Aber auch in anderen Bereichen wie der Einsatzplanung, der Zeiterfassung, der Ressourcenplanung oder im Personalmanagement sind cloudbasierte Lösungen und Software-as-a-Service mittlerweile allgegenwärtig.

DATENSICHERHEIT UND DATENSCHUTZ IN DER CLOUD

Nicht zuletzt ist Software aus der Cloud bestens geeignet zur Datensicherung: Indem Unternehmensdaten regelmäßig auf den externen Servern des Anbieters gespeichert und synchronisiert werden, sinkt das Risiko eines vollständigen Datenverlusts bei technischen Problemen oder einem Virenbefall bei Ihnen vor Ort. Kein Wunder also, dass Cloud-Computing in dieser Hinsicht inzwischen State of the Art ist und sich als beste Lösung in dieser Hinsicht weithin etabliert hat.

Deutsche Unternehmen standen der Cloud anfangs jedoch skeptisch gegenüber, besonders wegen Bedenken in Sachen Datenschutz. Das ist zunächst nachvollziehbar, liegen die eigenen Daten und die der Kunden bei diesem Modell doch andernorts ab als (nur) im eigenen Rechenzentrum.

Aber spätestens seit Einführung der DSGVO herrscht Klarheit in Bezug darauf, wie die Daten zu verarbeiten und zu schützen sind. Der Zugriff über die Cloud erfolgt verschlüsselt und die europäischen Anbieter von Cloud-Software legen allein schon aus Eigeninteresse für ihr Geschäftsmodell Wert auf allerhöchste Sicherheitsstandards. (Mehr zur nötigen Sicherheit in der Cloud können Sie bei unserem Field-Service-Experten mobileX lesen.)

DIE VORTEILE VON SOFTWARE-AS-A-SERVICE IM ÜBERBLICK

Der Hauptgrund für den durchschlagenden Erfolg von Software-as-a-Service ist, dass das Prinzip – richtig umgesetzt – ein Gewinn für alle Beteiligten ist.

Die Softwareentwickler müssen bei der Entwicklung von neuen Programmen und Features nicht mehr in teure und risikoreiche Vorleistung gehen. Stattdessen können sie mit ihrer Software in der Cloud schneller Einnahmen generieren und diese wiederum in den Support sowie die Weiterentwicklung und Verbesserung ihres Programms investieren. Dadurch entstehen nachhaltigere und kohärentere Softwarelösungen mit mehr Funktionen und besserer Bedienung.

Für die Anwender:innen ergeben sich ebenfalls zahlreiche Vorteile durch SaaS, von den Kosten bis zum flexiblen Einsatz der Software.

VORTEILE VON SOFTWARE-AS-A-SERVICE (SAAS)

Abo-Modell mit geringen initialen Kosten

Einfache Skalierbarkeit

Wartung, Monitoring & Backups werden vom Anbieter durchgeführt

➤ SAAS BIETET KLAR KALKULIERBARE KOSTEN

Für Unternehmen, die Software-as-a-Service als Dienstleistung in Anspruch nehmen, stellen die geringeren Kosten häufig das wichtigste Argument dar: Einerseits gibt es bei SaaS keine anfänglichen Investitionen in teure Softwarelizenzen. Die Einstiegsschwelle ist somit niedriger. Das macht das Modell gerade für KMU interessant. Sie profitieren außerdem besonders von der herausragenden Skalierbarkeit von Software aus der Cloud, die schnelles Wachstum ermöglicht, sowie den übersichtlichen monatlichen Kosten.

Andererseits senkt Software-as-a-Service in den meisten Fällen die laufenden Ausgaben für die IT: Egal, ob es sich um ein kleines Unternehmen mit externem IT-Dienstleister oder einen großen Konzern mit eigener IT-Abteilung handelt – der Umstieg auf Software-as-a-Service ist fast immer günstiger als eine Software mit gleichem Funktionsumfang vor Ort (On-Premise) zu installieren und regelmäßig zu aktualisieren und zu warten. Gleichzeitig gibt es keine Downtime mehr durch Wartungsarbeiten und es steht immer überall die neueste und leistungsfähigste Version der Software aus der Cloud zur Verfügung.

➤ CLOUD-SOFTWARE UNTERSTÜTZT ALTERNATIVE ARBEITSMODELLE

Mit Blick auf den Wandel, der sich derzeit bezüglich verschiedener Arbeitsmodelle vollzieht, punktet Software-as-a-Service mit einem weiteren großen Vorteil: Angestellte sind nicht mehr so stark auf ihren Arbeitsrechner im Büro angewiesen, wenn das Unternehmen Software aus der Cloud nutzt. Denn sie können die Programme sowohl mit dem heimischen Rechner aus dem Homeoffice als auch mit Laptop, Tablet oder Smartphone von unterwegs aufrufen.

Dementsprechend unterstützt Cloud-Computing die Abkehr von der traditionellen Anwesenheitspflicht und hilft Unternehmen, alternative Arbeitsmodelle zu etablieren. Ein Beispiel aus dem Portfolio unserer Unternehmensgruppe: Mit Opheo 7, der neuen Version des digitalen Transportleitstands, kann sogar die Lkw-Disposition aus dem Homeoffice heraus erfolgen.

➤ SOFTWARE-AS-A-SERVICE IST FLEXIBEL UND ANPASSUNGSFÄHIG

Während sich Unternehmen durch den Kauf einer teuren Softwarelizenz langfristig binden, bleiben sie mit einer Software-as-a-Service-Lösung flexibel. Viele Anbieter haben auch Demos im Angebot oder bieten kostenlose Testphasen oder Probeversionen an. So fällt es bei Cloud-Software leichter, verschiedene Möglichkeiten auszuprobieren und die beste Lösung zu finden. Zugleich lassen sich die meisten Angebote für Software-as-a-Service problemlos skalieren.

Ein weiterer wichtiger Faktor ist, dass viele SaaS-Angebote in unterschiedlichen Versionen verfügbar sind. Oft sind die Preise zumindest leicht nach Anzahl und Umfang der Funktionen, Zahl der Nutzer:innen oder der benötigten Bandbreite gestaffelt. Das eröffnet weiteres Potenzial, gegenüber einer traditionellen Softwarelizenz zu sparen.

CLOUD-SOFTWARE UND SAAS IN DER LOGISTIK

Prozesse in der Logistik erfordern eine besonders hohe Datengenauigkeit und die Vernetzung aller Beteiligten. Der Austausch entlang der Supply Chain muss reibungslos funktionieren, unabhängig vom Standort der Mitarbeiter:innen und Dienstleister. Daher ist cloudbasierte Software wie geschaffen für die Logistik.

Die ständige Synchronisierung der Daten in der Cloud ist ideal für Abstimmungen in Echtzeit. Über die Auftragsvergabe im Netz, Tendering-Portale und andere Webservices lässt sich außerdem die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern organisieren. Cloud-Lösungen und SaaS bieten die Flexibilität und Skalierbarkeit, die heutzutage für effiziente Lieferketten und eine dynamische Logistik gefordert sind.

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Das Angebot an cloudbasierter Software und SaaS für die Logistik reicht von umfassenden Transportmanagementsystemen (TMS) über die Lkw-Tourenplanung und -Disposition bis zu Warehouse Management Systemen (WMS). Die Hersteller von Logistiksoftware bieten ihre Systeme häufig sowohl On-Premise als auch als SaaS-Lösung an. Der Umstieg von einem alten On-Premise-Programm (Legacy-System) auf ein neues System als Software-as-a-Service ist allerdings nicht zuletzt deshalb attraktiv, weil sich Cloud Tools wesentlich schneller implementieren lassen.

CLOUD-SOFTWARE UND SAAS IN AUSSENDIENST, SERVICE UND VERTRIEB

Im Außendienst und Vertrieb sind cloudbasierte Lösungen insbesondere im Bereich des CRM (Customer Relationship Management) üblich. SaaS-Lösungen bieten den Vorteil, dass alle Mitarbeiter:innen von überall Zugriff haben und die Daten sich laufend synchronisieren. Das macht ein zentrales Kunden(daten)management möglich.

Die Vorteile der Cloud bieten sich auch für die Disposition und Koordination des Außendiensts an. Die Mitarbeiter:innen können von unterwegs auf das System zugreifen. Sie können Informationen vom Kundentermin bzw. Einsatz vor Ort direkt in die Software zurückspielen, sodass der Innendienst und alle Beteiligten immer up to date sind. Moderne Field Service Lösungen und Instandhaltungssoftware aus der Cloud lassen sich einfach an das führende CRM- oder ERP-System integrieren. Gleiches gilt für Software zur Tourenoptimierung.

Immer beliebter in Außendienst und Field Service werden zudem professionelle Apps. Ob persönlicher Tourenplaner für einzelne Außendienstler oder eine Field Service App für Teams, die sich mit dem zentralen System verbindet: Außendienst-Apps erhöhen die Effizienz und Vernetzung im Unternehmen und sind oft sogar mit einer Offline-Funktion ausgestattet, damit das Arbeiten auch dann möglich ist, wenn gerade einmal kein Netz vorhanden ist.

CLOUDBASIERTE SOFTWARE HILFT BEI DER TRANSFORMATION

Cloud Software und Software-as-a-Service sind große Treiber der Transformation in Unternehmen. Das SaaS-Modell sorgt für eine schlankere eigene Systemarchitektur und der ortsungebundene Zugriff über das Netz erlaubt flexibleres Arbeiten. Niedrige Investitionskosten und gut planbare laufende Kosten im Abo-Modell sprechen auch wirtschaftlich für die Cloud und SaaS.

Gerade in Bereichen wie der Logistik und dem Field Service, in denen viele Prozesse dezentral ablaufen, bieten sich Cloud-Lösungen an. Denn wo auch immer sich die einzelnen Mitarbeiter:innen gerade befinden, sie können die Software nutzen und arbeiten doch zugleich alle am selben Ort: in der Cloud.

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